De voordelen van een IT-project zonder plan...

Hierin wordt met name gefocust op het automatiseren van processen in plaats van op klantreizen en -behoeften. Het duurt lang voordat een burger of ambtenaar iets van een verbetering merkt. En als de applicatie of nieuwe omgeving eindelijk live is, is de regelgeving alweer veranderd en zijn er andere technische ontwikkelingen die de toepassing meteen alweer achterhaald maken.

Kortom, de ervaring laat zien dat de traditionele aanpak niet werkt. Onze oproep is: start bij de klant en zijn vraag, betrek de juiste mensen erbij en start gewoon. Dit vraagt echter wel om een andere benadering en aanpak vanuit je organisatie. Een aanpak waarbij vooraf geen uitvoerig stappenplan op papier staat. Zo’n aanpak kan zorgen voor vragen en onbegrip vanuit een organisatie. We zetten de grootste uitdagingen waar organisaties tegenaan lopen op een rij en weerleggen ze. Een andere aanpak kan zorgen voor uitdagingen, maar levert ook veel voordelen op.

Uitdaging: hoe de oplossingen het ontwerp eruitzien is nog niet bekend

Paul-Leander Welink, Customer Success Manager bij Blueriq bij verschillende klanten, onder andere binnen de centrale overheid: “In de praktijk merken we dat organisaties die zo’n uitvoerig projectplan maken, later in het proces vastlopen. De eindoplossing zoals vooraf bedacht klopt niet meer, want het werkt toch niet helemaal zoals gedacht.” De oplossing? “Bedenk niet vooraf hoe het eruit gaat zien, maar denk eerst na over wat belangrijk is: de burger en de gebruiker, de ambtenaar. Wat hebben die nodig om echt geholpen te worden? Dit knip je vervolgens op in kleinere, behapbare deeloplossingen. Deze deeloplossingen kun je vervolgens stap voor stap ontwikkelen en live zetten. Zo merken de burger en gebruiker ook sneller een verbetering. Deze resultaten kunnen vervolgens ook weer helpen om meer mensen binnen je organisatie te overtuigen van deze aanpak.”

Uitdaging: geen uitvoerig stappenplan, tijdlijn en kostenberekening

Welink: “Je moet je voorstellen dat het voor een organisatie die traditionele IT-voortbrenging gewend is een enorme omschakeling is. Het begint al bij de financiering. Normaal gesproken overlegt een programmamanager of project­leider een vuistdik projectplan waarin alles tot in detail vastgelegd is. Nu kloppen ze met iets heel anders aan: ‘we willen geld voor een project zonder vast budget, zonder vast verloop. We rapporteren periodiek de resultaten en passen planning en budget daarop aan.’
Wanneer je werkt zonder uitgebreid plan, kun je écht agile werken. “Agile werken heeft natuurlijk een groot voordeel: je beweegt mee met technische ontwikkelingen en veranderende regelgeving. Als je een groot project vooraf dichttimmert, is het op allerlei fronten verouderd tegen de tijd dat het live gaat”, aldus Welink.

Uitdaging: traditioneel programmeren versus moderne technologie

Veel IT-oplossingen bij overheidsinstanties worden gerealiseerd op de traditionele wijze: er worden requirements opgesteld en vervolgens gerealiseerd door middel van coderen. “Logisch, want het werken met code is de manier waarop we van oudsher IT-oplossingen maken. Maar het coderen van oplossingen brengt ook nadelen met zich mee. Niet iedereen kan coderen; het kan soms veranderen in ‘spaghetti-IT’ en het realiseren van oplossingen kost veel tijd”, weet Paul-Leander Welink. “Wanneer bij de eerste kennismaking met Blueriq blijkt dat we niet werken met requirements en we niet programmeren maar modelleren, is dat wel even wennen voor onze klanten. De neiging die we vaak bij organisaties zien is dat ze alsnog willen werken met requirements, als een soort van houvast. Maar dit is eigenlijk niet nodig. Door onze aanpak is het niet nodig om achteraf te checken of een oplossing aan alle voorwaarden voldoet. Dat doe je namelijk direct.”

Een IT-project starten zonder een uitgebreide inschatting op het gebied van tijd en geld lijkt een grote uitdaging, maar levert vooral ook veel op. “Onze aanpak werkt niet alleen fijn voor organisaties, maar ook voor de burgers. Die merken aanmerkelijk sneller iets van aanpassingen in het IT-landschap. En daar doe je het uiteindelijk voor als overheidsinstantie.”