Faillissement van de uitvoeringsorganisaties of tijdig en slim vernieuwen?

Op 25 juni 2021 zond EenVandaag een item uit waarin Diana Starmans van de SVB, Koos Veefkind van de Belastingdienst en Theo van der Plas van de Politie pleitten voor meer geld voor onderhoud en vernieuwing van de ICT-systemen en rust op het front van beleidswijzigingen.

Meer tijd en geld nodig

De Belastingdienst geeft aan 8 tot 10 jaar nodig te hebben voor het moderniseren van hun ICT-landschap om weer nieuwe wetgeving en regelgeving te kunnen uitvoeren. Het fundament van de huidige ICT-systemen ligt in de zeventiger jaren, zo onderbouwen zij hun stelling. Omdat er sindsdien steeds stukjes aan zijn bijgebouwd is het moeilijk deze systemen te vervangen, stelt Koos Veefkind.

“Om onze systemen robuust te houden, is onderhoud nodig”, zegt Diana Starmans, lid van de Raad van Bestuur van de SVB. “Daar hebben we de komende 3 jaar onze handen nog vol aan”, legt ze uit. En dat heeft grote gevolgen voor de uitvoering van bijvoorbeeld toekomstige wetswijzigingen die effect hebben op het werk van de SVB. “Daarna kunnen we ingewikkelde wijzigingen in bijvoorbeeld de AOW of Kinderbijslag weer verwerken, maar nu even niet.”

Bovenop het probleem van achterstallig onderhoud stelt de politiek ook nog eens nieuwe eisen, zoals het hebben van aandacht voor de ‘Menselijke maat’, aandacht voor individuele gevallen. Hardop wordt de vraag gesteld ‘kan dat wel?’. Sommige mensen passen nu eenmaal niet in de huidige structuur / het menuutje / het systeem. Ingewikkelde wetten en regels zorgen voor de moeilijkheden, zo beweert men. Wetten en computersystemen botsen.

De Politie zegt 325 miljoen structureel per jaar nodig te hebben voor opleiding, onderhoud en vernieuwing.

Terechte vragen?

Deze topambtenaren lijken een terecht verzoek te doen aan de politiek. Geef ons meer geld en beleidsrust zodat wij ons werk kunnen blijven doen. Maar hoe terecht (en van deze tijd) is dit verzoek nu eigenlijk?
Kunnen we de BV Nederland op het gebied van beleidswijzigingen, wet- en regelgeving simpelweg tot wel 10 jaar op slot gooien? Nee, dat kan natuurlijk niet. Als we deze oproep zouden honoreren, is dat wat mij betreft het faillissement van de huidige uitvoeringsorganisaties. Toch moeten we de oproep van deze uitvoeringsorganisaties zeer serieus nemen. Ik benijd deze topambtenaren niet. Ze moeten oplossingen zien en aandragen terwijl ze werken in een organisatie waarin ze dagelijks geconfronteerd worden met onmogelijkheden en crises dientengevolge. Organisaties die eigenlijk overal ‘nee’ op moeten verkopen en zeer vaak negatief in het nieuws komen, terwijl de mensen keihard werken. Het (uitvoerings)water staat ze tot aan de lippen.
Maar zijn er dan echt geen alternatieven? Kunnen de laatste ICT-technologieën en inzichten in hoe je zoiets succesvol aanpakt geen soelaas bieden? Zijn er dan geen organisaties die kunnen dienen als referentie hoe dit succesvol aan te pakken met minder geld en minder tijd? Zijn termijnen van 8 tot 10 jaar en bedragen van 325 miljoen per uitvoeringsorganisatie structureel per jaar echt nodig voor een ICT-inrichting die persoonlijke, efficiënte en flexibele dienstverlening mogelijk maakt? Stel, we doen het zoals deze topambtenaren nu voorstellen, creëren we dan een echte oplossing?

Ik moest toen ik deze uitzending zag denken aan de bekende uitspraak van Freud: ‘Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg’! Opnieuw de ICT-systemen inrichten op ouderwetse manier levert ons over 10 jaar wellicht een oplossing, maar geeft in minder dan 25 jaar exact dezelfde problematiek. De ICT is dan weer verouderd en kan het tempo van beleidswijzigingen niet meer volgen.

Hoe dan wel?

De huidige ICT-systemen zijn grote monolieten. Exact dat fenomeen zorgt voor de problemen van nu. Een monolithisch systeem is een groot en complex systeem met veel functionaliteit dat onderling verbonden is. Dergelijke systemen zijn vaak uitgebouwd met wijziging op wijziging, waardoor onderhoud moeilijk en foutgevoelig is. Deze systemen zijn in de loop van de jaren tegen hoge kosten ontwikkeld en worden gezien als bedrijf kritisch. Kenmerken: degelijkheid, sterk geïntegreerde functies en helaas een kleine, lage aanpasbaarheid en hoge kosten voor de instandhouding (beheer).
Helaas zien we in overheidsorganisaties nog steeds de neiging om nieuwe monolithische systemen te bouwen. Grote aanbestedingstrajecten en jarenlange vernieuwingstrajecten (tot wel 8 tot 10 jaar) worden gezien als de oplossing voor de huidige problematiek. We kennen allemaal de grote ICT-projecten bij de overheid die regelmatig in het nieuws komen omdat ze behoorlijk uit budget en uit tijd lopen.

Het moet en het kan echt anders! Uitvoeringsorganisaties die met het gezicht naar het verleden gericht, oplossingen bedenken voor de toekomst, zullen struikelen en zorgen voor een totaal niet werkbare situatie. Hoe dan wel?

7 dringende adviezen voor de overheid

1. Kies voor continuous improvement

Stop met megalomane ICT-vervangingsprojecten en kies voor het toepassen moderne ICT-middelen die ‘continuous improvement’ mogelijk maken in combinatie met een korte ‘time-to-market’, ook bij (latere) wijzigingen.

2. Vernieuw beheerst

Grote ‘big bang’-vervangingen zijn niet meer van deze tijd. Door te kiezen voor een laag bovenop de bestaande systemen waarin klantgerichte bedrijfsfuncties ondergebracht worden, kan de lifecycle van legacy-systemen behoorlijk opgerekt worden. Meestal zijn deze systemen nog zeer goed bruikbaar als degelijk en stabiel bronsysteem en kunnen ze beheerst uitgefaseerd worden in plaats van plots vervangen (met alle risico’s van dien).

3. Werk op twee snelheden

Richt IT-voorbrenging op minimaal twee snelheden (Bimodal of zelfs Multimodal IT) in. Veranderingen in klantgerichte processen of het verwerken van veranderde wet- en regelgeving kennen een andere (veel snellere) dynamiek dan de achterliggende administraties en registraties. Hierdoor worden andere eisen gesteld aan de daarvoor gebruikte technologieën. Een moderne IT-voortbrenging beweegt tenminste mee met het (gewenste) verbeterritme van de business. Wijzigingen die langer de tijd nodig hebben (zoals het vervangen van een legacy-administratie), kunnen zo in een ander ritme live worden gebracht.

4. Start vandaag, leer en optimaliseer

Stop met bedenken en schrijven van allerlei plannen en scenario’s. Ga vandaag aan de gang! Helaas zien we nog steeds dat een vernieuwingstraject vaak begint met een papieren exercitie waarin men probeert de gewenste situatie over 5 of 10 jaar te beschrijven. Vernieuwing van mogelijkheden en wensen gaat altijd sneller dan je nu kunt voorzien! Als je nu het eindplaatje van over 10 jaar gaat realiseren tijdens een groot bouwproject, garandeer ik je dat je teveel geld besteedt aan een oplossing die alweer achterhaald is op het moment van realisatie.

5. Wendbaarheid door modelleren in plaats van programmeren

Omarm een technologie of platform waarmee je kunt modelleren in plaats van programmeren. Hierdoor wordt de wendbaarheid en flexibiliteit vergroot en voorkom je het creëren van de legacy van de toekomst. Nieuwe wetten en regels moeten eenvoudig en snel te implementeren zijn. Moderne platformen maken mogelijk dat met het veranderen van het model ook meteen de documentatie bijgewerkt is.

6. Een centrale plek

Omarm een technologie of platform waarmee je een ICT-oplossing kunt creëren die persoonlijke en efficiënte dienstverlening mogelijk maakt. Een Dynamisch Case Management Systeem zorgt dat ambtenaren en burgers altijd kunnen zien wat de status van een aanvraag is, welke vervolgstappen gezet kunnen of moeten worden, een audittrail bijgehouden wordt waardoor verantwoording altijd mogelijk is, de algoritmes transparant zijn, de security en compliancy geborgd zijn en zowel de ambtenaar als de burger de ICT ervaren als enabler (assistent) in plaats van als hindernis.

7. Leer van elkaar!

Er zijn uitvoeringsorganisaties waar de flexibiliteit en korte time-to-market reeds werkelijkheid zijn. Neem bijvoorbeeld de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) waar men in een mum van tijd iedere keer weer in staat blijkt de nieuwe, weer gewijzigde Coronasteunmaatregelen snel en foutloos uit te voeren. Een prachtvoorbeeld van een organisatie die haar ICT zo ingericht heeft dat, indien gewenst, snelle uitvoering van de vele nieuwe en/of weer gewijzigde regelingen probleemloos en foutloos verloopt. Johan Maas, CFO/CIO tevens plv. Algemeen Directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) zegt daar over: ‘Binnen een paar weken stonden de eerste coronaregelingen open en konden ondernemers tegemoetkomingen aanvragen. Normaal gesproken zijn we met de technische voorbereiding van een regeling van deze omvang en complexiteit enkele maanden bezig’.

Laten we de mouwen opstropen en alle uitvoeringsorganisaties klaarmaken voor de toekomst die morgen begint (tegen lagere kosten)! En niet pas over een aantal jaren.