RVO: We komen sterker uit deze crisis

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland werkt aan een duurzaam ondernemend Nederland. Dat doen ze door ondernemers te voorzien van kennis en expertise, maar ook door subsidie-, krediet- en garantieregelingen uit te voeren voor bijvoorbeeld MKB-ers en agrarische ondernemers. “We zijn een proces gedreven organisatie”, vertelt Johan Maas, “een procesfabriek, noem ik het wel eens gekscherend.  Bij RVO leeft sterk de behoefte om onze processen nog beter te ondersteunen door stabiele, toekomstbestendige IT. Tot twee jaar geleden voerden wij subsidieregelingen uit met behulp van een mix van moderne en verouderde IT-systemen. De transitie naar een nieuw IT-landschap is in die tijd in gang gezet. Om dat te bewerkstelligen, hebben we een team geformeerd bestaande uit medewerkers van RVO, Blueriq, Deloitte Consultancy en ondersteunend door onze IT-leverancier DICTU. De business zelf is “in the lead” gezet. Voordat de coronacrisis uitbrak had dit ‘vierkant’, zoals wij dat noemen, een flexibel en wendbaar UPNL-platform voor het uitvoeren van subsidieregelingen opgeleverd. We konden toen nog niet bevroeden hoe hard we dit nodig zouden hebben.”

Tijdsdruk
Toen de coronacrisis in maart 2020 in de volle breedte uitbrak, werd al snel duidelijk dat de economische gevolgen enorm zouden zijn. De ‘politiek’ tuigde economische noodregelingen op; aan de uitvoeringsinstanties, waaronder RVO, om deze, in goed overleg met de ministeries, uit te voeren. Iedereen kan zich de hectiek van die eerste maanden voorstellen. Er moest onder hoge tijdsdruk veel werk worden verzet: onder meer de TOGS-regeling – in de volksmond de 4.00O euro regeling – en de TVL (tegemoetkoming vaste lasten) moesten op touw worden gezet.  Maas: “Ik heb er grote bewondering voor hoe onze mensen, de mensen van DICTU, Deloitte en Blueriq dit gezamenlijk hebben opgepakt. Zij legden een enorm enthousiasme, daadkracht en oplossingsgerichtheid aan de dag. Het tempo was hoog.  En dat is verre van gemakkelijk als je allemaal van de een op andere dag vanuit huis moet werken.  Bovendien kon er snel worden opgeschaald. Binnen een paar weken stonden de eerste coronaregelingen open en konden ondernemers tegemoetkomingen aanvragen. Normaal gesproken zijn we met de technische voorbereiding van een regeling van deze omvang en complexiteit enkele maanden bezig.”

Maatschappelijk belang
Jan van Deenen beaamt de grote prestatie van het genoemde UPNL-team. “We hadden natuurlijk het voordeel dat iedereen elkaar al kende. De onderlinge samenwerking tussen de vier partijen was al goed. In crisistijd kan zoiets een hoge vlucht nemen. Ik merkte bij onze Blueriq mensen een enorme gedrevenheid; een collectief verantwoordelijkheidsgevoel om aan de slag te gaan.  ‘Wij hebben de kennis en kunde in huis; de samenleving heeft ons nodig’, was de heersende gedachte. Die bevlogenheid zag ik ook bij de andere organisaties. We werkten schouder aan schouder om zaken zo snel mogelijk voor elkaar te krijgen. Mooi om te zien dat iedereen klaar stond om het maatschappelijk belang te dienen.”

Van Deenen heeft dit proces zelf helaas in het begin deels vanaf de zijlijn moeten meemaken. Hij raakte besmet met het coronavirus, net als een groot deel van zijn familie. “Het is een vreemde tijd geweest. Blueriq barstte uit zijn voegen. Niet alleen bij RVO moest er plotseling worden opgeschaald, bij alle andere klanten was het ook het geval. Iedereen werkte dag en nacht. Dit was immers het moment waarop Blueriq het verschil kon maken! Voor het bedrijf was – en is – het een zeer interessante tijd.  Tegelijkertijd was de menselijke kant van de crisis mij meteen duidelijk. Door mijn eigen situatie zag ik de grote impact die corona kan hebben op gezinnen, families en gemeenschappen.”

Positieve initiatieven
Die twee kanten van de crisis ziet Johan Maas ook. Enerzijds veel menselijk en economisch leed, aan de andere kant ontstaan er allerlei positieve initiatieven en mogelijkheden die er daarvoor niet waren. “Het zijn kleine lichtpuntjes in deze zware crisis. Ik zag bijvoorbeeld een grote saamhorigheid onder ondernemers ontstaan; de bereidheid om voor elkaar klaar te staan. Maar er waren ook ondernemers die hun hulp bij óns aanboden nu hun eigen bedrijf stil was komen te liggen. Zij namen bijvoorbeeld plaats in ons klantcontactcenter. Dat kwam goed uit. Het menselijk contact met en tussen ondernemers vonden we juist nu belangrijk.”

Verbinding ministerie en uitvoering
Ook de manier van werken tussen ministerie en uitvoering veranderde. Maas: “Voor de crisis was dit meer eenrichtingsverkeer.  Een opdrachtgever van een ministerie, die met een al ver uitgewerkte subsidieregeling bij ons aanklopt, met verzoek het uit te voeren. Gaandeweg kwamen er dan meer specifieke eisen bij. Dat is natuurlijk wat gechargeerd, want in veel gevallen ging deze samenwerking goed. Maar soms werden opdrachten geformuleerd zonder de uitvoering intensief daarbij te betrekken. Daarmee werd er een zwaar beroep op onze IT-organisatie gedaan om deze uitvoering mogelijk te maken.”

“In deze crisistijd werkt het andersom. Nu komt het ministerie naar ons toe met de open vraag ‘wat zijn de mogelijkheden?’ en wordt in samenspraak naar de opties gekeken. Met andere woorden: de uitvoering is meer en eerder in beeld waardoor zaken veel sneller en tegelijkertijd zorgvuldiger kunnen worden uitgevoerd en al vooraf zaken kunnen worden besproken waardoor de uitvoering minder complex wordt. De crisis heeft beleid en uitvoering dichter bij elkaar gebracht. Ik denk dat dit ook na de crisis zijn sporen zal nalaten. Er zal een nieuwe, meer evenwichtige, balans ontstaan tussen beleid en uitvoering.”

Jan van Deenen ziet dat samenwerking op vele vlakken een boost heeft gekregen. “Er is meer vertrouwen. Vertrouwen in elkaar, maar ook vertrouwen in de mogelijkheid om dingen op te kunnen lossen. Daarnaast zie je meer integratie tussen bedrijven en organisaties. We hebben kunnen zien wat we aan elkaar hebben, hoe we gebruik kunnen maken van elkaars kwaliteiten. Dat is een groot goed. Laten we dat behouden.”

Acceleratie
Mooie bespiegelingen op het post-coronatijdperk, maar we lopen op de zaken vooruit. Voorlopig zitten we nog midden in de crisis. Johan Maas: “Ik zie de situatie eerder accelereren. RVO blijft druk met allerlei nieuwe regelingen en de verdieping en uitbreiding van de bestaande regelingen. Gelukkig biedt ons platform de mogelijkheid om allerlei variabelen eenvoudig aan te passen, denk aan de maximumvergoeding van een regeling of het percentageverschil in omzet dat wordt gehonoreerd. Voor de nieuwe regelingen gebruiken we de basis van de eerdere regelingen. Daarom zijn we verheugd om te zien dat er weinig fouten in de Blueriq software zaten tijdens die eerste fase.”

Van Deenen nuanceert die situatie iets: “Als je onder zo’n tijdsdruk werkt, worden er natuurlijk wel fouten gemaakt. Blueriq software is alleen zo ontworpen dat je fouten snel en op ieder moment kunt herstellen. Onze modellen zijn continu aanpasbaar en zorgen er zo voor dat je niet iedere keer volledig opnieuw hoeft te beginnen. Wij doen niet aan wegwerpsoftware.”

Verantwoordingsfase
Het is nu ook de tijd dat de regelingen van het eerste uur door de betreffende ministeries onder de loep worden genomen. Met andere woorden: na de ontwerpfase en de uitvoeringsfase volgt nu de verantwoordingsfase.

Johan Maas: “Logisch. Er is in korte tijd een grote hoeveelheid geld gericht de economie ingepompt. Dan wil je ook weten of dat allemaal goed terecht is gekomen. We hebben – ondanks de beperkte tijd die we hadden – risicomodellen ingebouwd en die gaandeweg aangescherpt. Die risicomodellen moeten goed te verantwoorden zijn. Iedere stap in ons systeem wordt gelogd; in een audit trail staat wie op basis van welke gegevens en op basis van welke feiten welk besluit heeft genomen. Dat kan straks bij de verantwoording van belang zijn.”

Jan van Deenen: “Die ontwikkeling zie je nu door de hele keten heen; de behoefte om, onder meer door middel van audittrail, de werkelijkheid van dat moment te kunnen vastleggen. Daar is Blueriq zeer geschikt voor en ook op ingericht.”

Post-corona
Als we nu toch even in de toekomst kijken en de wereld corona-vrij wanen. Wat zal er dan straks veranderen binnen RVO? Johan Maas: “Als de crisis straks voorbij is en we weer in rustiger vaarwater komen, zullen er nieuwe schakeringen ontstaan. Nu werken we met opgeschaalde teams. Kennis is prijzig. Ik kan me voorstellen dat – als de arbeidsmarkt dat toelaat – we die kennis zelf in huis halen. We kunnen een deel van het werk dat Deloitte voor ons uitvoert incorporeren in onze eigen organisatie. Datzelfde geldt voor de Blueriq engineers. Zouden wij zelf meer Blueriq kennis in huis kunnen halen?”

Van Deenen: “Dat is wat Blueriq altijd voor ogen heeft: ook mensen binnen de organisatie opleiden, zodat ze het uiteindelijk zelf kunnen. Daar leent Blueriq zich ook goed voor. Het platform is flexibel en gebruikersvriendelijk. Het is veel meer een kwestie van logisch nadenken en denken vanuit de business, dan dat je hele technische IT-kennis nodig hebt. Als het platform eenmaal staat, is het modelleren eenvoudig en gebruiksvriendelijk. In tal van organisaties gebeurt dat al, eigen modelleurs die zelfstandig met Blueriq software werken. Er is dan wel altijd een Blueriq team beschikbaar op de achtergrond om voor continuïteit te zorgen.”

Johans Maas: “Ik ben zelf geen technicus, maar wat ik wel weet is dat je Blueriq software kunt zien als een grondplaat van LEGO. Je kunt de Legostenen op een andere manier achter elkaar zetten – configureren –, maar je kunt ook nieuwe Legostenen maken – modelleren. Ik hoop dat ik Blueriq met deze omschrijving niet tekortdoe.”

Jan: “Zeker niet! Ik vind dit niet alleen een goede metafoor, maar ook een mooi compliment. Eenvoud maakt Blueriq software uniek. In ons platform maken business engineers een model dat met de business gevalideerd kan worden. Dat model ís de applicatie. Geen vertaalslagen, geen transformaties, geen codegeneratie of -aanpassingen. Of in gewone mensentaal: weinig ruimte voor ruis op de lijn. Als er al fouten of onvolledigheden zijn, zitten die dus in het model waardoor dit snel en met hoge frequentie kan worden aangepast.”

Cross-over platforms
En als we verder kijken dan RVO en Blueriq? Welke veranderingen zullen er in de keten plaatsvinden?

Johan Maas: “Door deze coronacrisis zijn we met z’n allen beter gaan nadenken over waar we IT kunnen inzetten om de dienstverlening te verbeteren. Waar kunnen organisaties elkaar vinden op dit vlak? Uitvoeringsinstanties moeten beter met elkaar gaan samenwerken, vooral IT-technisch. Het zijn nu vaak gescheiden systemen, maar we zullen elkaar in de toekomst steeds meer nodig hebben om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te optimaliseren. We moeten gaan nadenken over hoe we gegevens kunnen standaardiseren en AVG-proof kunnen delen en hoe we IT-systemen veilig met elkaar kunnen laten samenwerken. Cross-over platforms; dat is waar we naar toe moeten.”

Jan: “Deze ontwikkeling zien wij door de hele markt heen, zowel privaat als publiek. Neem het kopen van een huis. De gegevens die je nodig hebt voor een hypotheekverstrekker, heb je ook nodig bij de notaris. Dat zou je maar een keer in een digitaal document hoeven zetten, waarbij je zelf eigenaar blijft van je data, en zicht en controle houdt over de verspreiding. De wens om op die manier te werken zie je nu ook bij de uitvoeringsorganisaties. Dat zouden we over alle partijen heen moeten realiseren.”

Johan: “Maar bij die standaardisatie mogen we de menselijke maat nooit uit het oog verliezen. En daarnaast is veiligheid en eigenaarschap van je data altijd topprioriteit.”

Jan: “Ik denk dat wij als Blueriq uitstekend in die keten kunnen opereren. Wij kunnen de schakel zijn en de links leggen tussen al die verschillende IT-oplossingen. Bovendien zijn we gewend vanuit de eindgebruiker – in dit geval de ondernemer – te redeneren. Daarnaast moet de manier van opereren transparant zijn.”

Johan Maas: “Eens, daar moeten we zorgvuldig op toezien. Een klantvriendelijk, veilig en goed verwerkend cross-over platform zou een grote stap vooruit zijn. Of anders gezegd: een schrale troost als resultaat van deze corona-ellende. Of dit specifieke plan nu slaagt of niet; ik ben ervan overtuigd dat samenwerking op ICT-vlak veel meerwaarde geeft. Opdat Nederland beter uit deze crisis vandaan kan komen.”