Meldingen
Nummer één oorzaak van concentratiegebrek zijn push meldingen; telefoons, tablets, computers, smartwatches en nog meer. Tegenwoordig kun je gillend gek worden van alle agenda reminders, whatsappberichten en nieuwe mailtjes. Ga hier dus bewust mee om. Telefoons hebben de mogelijkheid om meldingen uit te zetten of te filteren als je mogelijk belangrijk nieuws verwacht. Maak hier gebruik van.
De meldingen van mijn email staan uit omdat ik voor echt essentiële vraagstukken vaak wordt gebeld of direct benaderd. Op mijn iPhone heb ik de hoeveelheid meldingen op het “Meldingen centrum”, daar zie je meldingen wanneer je telefoon is vergrendeld, aanzienlijk verminderd. Zo licht mijn telefoon niet op in mijn ooghoeken wanneer ik aan het werk ben.
Timebox je mail
Het bijhouden van alle binnenkomende mail neemt vaak ontzettend veel tijd in beslag. Veel mensen kunnen hier ook onbewust meer tijd mee bezig zijn dan dat ze denken. Een overvolle inbox zorgt daarnaast ook nog eens voor stress. Om ervoor te zorgen dat er niet onnodig veel tijd verdwijnt, kun je gebruik proberen te maken van een timebox strategie. Zet voor je zelf een aantal keer per dag een gereserveerd tijdvak in je agenda waarop je in je inbox gaat kijken. Het verschilt per persoon namelijk hoeveel je bezig moet zijn met binnenkomende mails. Doordat je de mail op een structurele en consequente wijze wegwerkt, kun je richting die utopische lege inbox werken.
Mijn mail werk ik drie keer per dag bij. Heb ik geen nieuwe mailtjes of ik kan niet direct actie hierop ondernemen? Dan ga ik gewoon door met mijn volgende taak. Door dit consequent vol te houden, lukt het mij voortaan om elke dag met een lege inbox te eindigen, met uitzondering van de mailtjes waarvoor nog acties openstaan.
Communiceren
Geef bij je directe collega’s aan wat voor jou werkt. Maak gebruik van je Teams of Skype status om duidelijk te maken dat bezet ook echt bezet is. Daarnaast helpt het om de verwachtingen van je collega’s te managen. Heb je bijvoorbeeld je telefoon op stil staan zodat je geconcentreerd kunt werken? Geef dit door. Dan weet iedereen waar ze aan toe zijn.
Flow
Iedereen heeft wel eens het gevoel dat de tijd voorbijvliegt. Je bent dan in een modus waarin je niets anders bent dan een productiviteitsmachine met enkel oog voor hetgeen waar je mee bezig bent. Deze staat van bewustzijn wordt ook Flow genoemd. In de gelinkte video wordt toegelicht hoe je kunt proberen om deze modus te veroorzaken (overigens is de hele video de moeite waard om te kijken).
Dit betekent dat mijn werkzaamheden vaak beginnen met het nakijken van uitgevoerd werk. Hierdoor krijg ik de tijd om op te starten en - middels checklists - werk uit te voeren waardoor ik voornamelijk bezig ben met patronen herkennen. Zo kunnen mijn hersenen vroeg in de ochtend goed opstarten. Wanneer ik hiermee klaar ben, probeer ik werk op te pakken waarvoor ik iets moet maken: bedenken van oplossingen, nieuwe software of stukken om te schrijven. Het werk dat de meeste concentratie nodig heeft, probeer ik dan ook op het punt op te pakken waarop ik mij het meest geconcentreerd voel.
Omdat jij ook waarschijnlijk nog voor onbepaalde tijd thuis opgescheept zit met al die afleiding-verleiding om je heen, hoop ik dat je iets met de bovenstaande tips kan. Probeer het eens uit en pas ideeën aan zodat het voor jouw persoonlijke situatie past. Zo kan ook jij het meeste halen uit de tijd die je thuiswerkend besteedt. Succes!
